Asistente Administrativa y de Logística

Responsabilidades Clave
1. Logística y Planificación de Proyectos de Campo:
• Apoyar en la planificación semanal y diaria de los viajes de los equipos técnicos al interior del país.
• Coordinar la asignación de vehículos, técnicos y equipos según los requerimientos de cada proyecto.
• Gestionar la preparación y entrega de dietas y viáticos para el personal de campo.
• Mantener una comunicación constante con los equipos en campo para resolver imprevistos.
• Hacer y gestionar las reservas pertinentes en los hoteles para la estadia del personal.
• Compras online de supermercado o pricesmart para viajes de campo y/o oficina.. Gestión y Control de Flota Vehicular:
• Manejar y actualizar la hoja de cálculo en Excel para el control riguroso del mantenimiento de la flota.
• Realizar seguimiento activo de la flota vehicular mediante la plataforma GPS.
• Coordinar citas en talleres, compra de repuestos y gestión de seguros y documentación vehicular.3. Administración Financiera y de Oficina:
• Administrar y custodiar el efectivo destinado a los viáticos de viaje, asegurando su correcta entrega y liquidación.
Manejo, control y cuadre de la caja chica para los viajes de la oficina.
• Ejecutar y dar seguimiento a pagos rápidos a suplidores y servicios.
4. Soporte Administrativo y de Facilidades:
• Coordinar y dar seguimiento a las reparaciones y mantenimientos de la edificación.
• Gestionar el llenado de información en plataformas de licitaciones (ej. SAP Ariba).
• Asistir a la Administradora en diversas tareas administrativas según sea necesario
Requisitos Requisitos del Perfil
Educación y Experiencia:
• Estudios técnicos o de grado en Administración de Empresas, secretariado o áreas afines.
• Mínimo de 1 a 2 años de experiencia en roles administrativos, de asistencia de oficina o similares.
Habilidades Técnicas:
• Dominio avanzado de Microsoft Excel: Es indispensable que maneje con fluidez hojas de control, fórmulas, filtros y tablas.
• Competencia en el resto del paquete de Microsoft Office (Word, Outlook).
• Disposición y agilidad para aprender y dominar nuevas tecnologías, incluyendo la plataforma GPS y el software de gestión empresarial de Claro con todos sus módulos (se proveerá la capacitación).
Competencias Personales:
• Organización y Planificación: Habilidad excepcional para manejar múltiples tareas simultáneamente y establecer prioridades en un entorno cambiante.
• Trabajo Bajo Presión: Mantener la calma y la eficiencia durante picos de trabajo y situaciones urgentes.
• Proactividad y Rápida Capacidad de Aprendizaje: Una fuerte disposición para tomar la iniciativa, anticipar necesidades y absorber nuevos conocimientos y procesos rápidamente.
• Atención al Detalle: Precisión en el manejo de información, números y planificación.
• Resolución de Problemas: Capacidad para pensar rápidamente y encontrar soluciones efectivas ante imprevistos.
• Integridad y Confidencialidad: Honestidad indispensable para el manejo de información sensible y recursos financieros
Indispensable • Solo candidatos residentes en Distrito Nacional
• Solo candidatos de las áreas profesionales indicadas: Administración, Administración, Logística, Distribución
• Nivel académico mínimo de Estudiante Universitario
• 2 ó más años de experiencia